Je bedrijf groeit: wanneer wordt ICT iets dat je professioneel moet regelen?

Een bedrijf groeit meestal stap voor stap. Eerst werk je alleen. Daarna komt er iemand bij. Vervolgens nog iemand. Voor je het weet zijn er vijf of tien mensen die allemaal een laptop, e-mailadres, bestanden en toegang tot systemen nodig hebben.

In het begin regel je dat vaak zelf.

Nieuwe laptop nodig? Bestellen.

E-mailadres aanmaken? Even tussendoor.

Printer werkt niet? Nog snel oplossen voordat de volgende afspraak begint.

Dat gaat verrassend lang goed. Tot het steeds vaker tijd begint te kosten en je merkt dat ICT niet meer iets is wat je er zomaar even bij doet.

Groei maakt ICT automatisch ingewikkelder

Met iedere nieuwe medewerker groeit niet alleen je team, maar ook je digitale omgeving.

Er komen meer computers bij, meer accounts, meer bestanden en meer rechten. Medewerkers werken misschien thuis, gebruiken verschillende programma's en verwachten dat alles gewoon beschikbaar is.

Daar komt nog bij dat niet iedereen dezelfde toegang nodig heeft.

De ene medewerker moet bij financiële gegevens kunnen, terwijl een ander alleen toegang nodig heeft tot algemene bestanden. Iemand uit dienst? Dan moeten accounts weer worden afgesloten en rechten worden ingetrokken.

Zolang je met twee mensen werkt, is dit vaak nog prima te overzien. Bij vijf, tien of vijftien medewerkers wordt dat al snel een ander verhaal.

De eigenaar wordt vaak automatisch de ICT-afdeling

Bij kleine bedrijven komt ICT opvallend vaak bij de ondernemer zelf terecht.

Dat is ook logisch. Jij hebt het bedrijf opgebouwd en weet hoe alles werkt. Dus wanneer iemand een wachtwoord is vergeten of niet meer bij een bestand kan, komt de vraag vanzelf bij jou terecht.

Alleen is dat meestal niet waar je als ondernemer je tijd aan wilt besteden.

Een half uur bezig zijn met een printer, een laptop opnieuw instellen of uitzoeken waarom iemand niet meer kan inloggen lijkt misschien niet veel. Maar als dit meerdere keren per week gebeurt, loopt het snel op.

En belangrijker: iedere minuut die je aan een storing besteedt, ben je niet bezig met klanten, verkoop of je team.

Niet alleen storingen kosten tijd

Goed ICT-beheer draait bovendien niet alleen om problemen oplossen.

Juist de dingen die op de achtergrond gebeuren zijn belangrijk.

Denk aan:

• updates van computers en software;
• beveiliging tegen malware en andere dreigingen;
• controle van gebruikersaccounts;
• multifactorauthenticatie;
• toegangsrechten;
• monitoring van apparaten;
• beheer van Microsoft 365;
• back-ups en cloudopslag.

Dit zijn zaken waar je pas echt last van krijgt wanneer ze niet goed geregeld zijn.

Een computer zonder updates kan maandenlang prima lijken te werken. Een oud account kan ongemerkt actief blijven. Een medewerker kan te veel rechten hebben zonder dat iemand het weet.

Daarom wordt ICT bij een groeiend bedrijf steeds meer een proces in plaats van een verzameling losse klusjes.

Wanneer wordt professioneel ICT-beheer interessant?

Er bestaat geen magisch aantal medewerkers waarbij je ICT moet gaan uitbesteden.

Voor sommige bedrijven is dat al bij drie medewerkers interessant. Andere organisaties kunnen het met tien medewerkers nog prima intern regelen.

Toch zijn er duidelijke signalen.

Wanneer ICT-vragen steeds bij dezelfde persoon terechtkomen, problemen blijven terugkomen of niemand precies weet wie verantwoordelijk is voor beveiliging en updates, wordt het tijd om professioneler naar ICT te kijken.

Hetzelfde geldt wanneer je merkt dat nieuwe medewerkers niet direct goed van start kunnen.

Op de eerste werkdag nog een laptop zoeken, accounts aanmaken en uitzoeken welke rechten iemand nodig heeft, is meestal een teken dat er weinig structuur is.

Met een vaste ICT-partner kun je dit soort processen vooraf regelen. Nieuwe medewerkers krijgen dan bijvoorbeeld direct een ingerichte werkplek, de juiste accounts en passende toegang.

Je hoeft geen eigen ICT-afdeling te hebben

Professioneel ICT-beheer betekent niet automatisch dat je iemand fulltime in dienst moet nemen.

Voor kleine bedrijven is dat vaak helemaal niet nodig.

Een externe partij kan het dagelijkse beheer overnemen en beschikbaar zijn wanneer er iets misgaat. Denk aan onderhoud van computers, ondersteuning van medewerkers, cloudbeheer en beveiliging.

Dat geeft je wel de voordelen van professioneel ICT-beheer, zonder dat je een eigen IT-afdeling hoeft op te bouwen.

Voor kleinere organisaties kan dat juist een stuk efficiënter zijn.

Vast beheer geeft ook duidelijkheid

Een ander voordeel van professioneel ICT-beheer is dat er duidelijkheid ontstaat.

Wie regelt een nieuwe laptop?

Wie maakt een account aan?

Wie verwijdert toegang wanneer iemand vertrekt?

Wie controleert of computers veilig en up-to-date zijn?

Als die verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, blijven ze vaak liggen totdat iemand er toevallig tegenaan loopt.

Met vaste afspraken wordt ICT voorspelbaarder.

Dat maakt het ook makkelijker om te groeien. Wanneer er twee nieuwe medewerkers bijkomen, weet je vooraf wat er moet gebeuren en wie het regelt.

Kijk vooral naar wat bij je bedrijf past

Niet ieder bedrijf heeft dezelfde ICT nodig.

Een administratiekantoor werkt anders dan een bouwbedrijf. Een creatieve studio stelt weer andere eisen aan computers dan een bedrijf dat vooral met webapplicaties werkt.

Daarom heeft het weinig zin om zoveel mogelijk techniek aan te schaffen.

Beter is om te kijken naar wat medewerkers daadwerkelijk nodig hebben om goed en veilig te kunnen werken.

Dat is ook waar bedrijven zoals Mach-IT zich op richten. Mach-IT helpt kleinere bedrijven met onder andere computerbeheer, cloudbeheer, beveiliging en ondersteuning. Het idee is daarbij vooral dat ICT gewoon moet werken zonder dat de ondernemer zelf overal achteraan hoeft.

Groei vraagt om structuur

Wanneer je bedrijf groeit, verandert ICT vanzelf mee.

Meer medewerkers betekent meer apparaten, meer accounts en meer verantwoordelijkheid. Wat eerst nog makkelijk tussendoor kon, wordt daardoor steeds lastiger om goed bij te houden.

Professioneel ICT-beheer gaat daarom niet per se over ingewikkelde techniek.

Het gaat vooral over structuur.

Zorgen dat medewerkers kunnen werken. Zorgen dat systemen veilig blijven. En zorgen dat duidelijk is wie een probleem oplost wanneer er toch iets misgaat.

Want uiteindelijk wil je als ondernemer vooral bezig zijn met het laten groeien van je bedrijf.

Niet met het opnieuw installeren van een laptop op maandagochtend.